5 voordelen van een externe vergaderlocatie

Vergaderingen op een andere locatie kunnen je team een ander perspectief geven, wat resulteert in inspiratie en motivatie alom. Als het vinden en boeken van de perfecte vergaderruimte een struikelblok voor je is, dan is hier een stukje informatie waar je wellicht in geïnteresseerd bent: je hoeft niet het wiel opnieuw uit te vinden om de perfecte vergaderruimte te vinden.

Klik hier voor een perfecte locatie om te vergaderen. Vonk 360 biedt een handige oplossing voor vergaderingen. Je kunt je doelstellingen voor de vergaderruimte die je zoekt met een van hun medewerkers bepalen, samen naar de opties kijken en de ruimte kiezen die het beste bij je past. En als je bang bent dat de kosten van een vergadering op een externe locatie niet zullen opwegen tegen wat je ervoor terugkrijgt, zijn hier slechts een paar van de voordelen die jou – en je team – kunnen behalen door af en toe vergaderingen buiten het kantoor te houden.

1. Bouw en versterk relaties

Vergaderingen buiten de deur zijn de perfecte gelegenheid om aan teambuilding te doen en je team effectiever te maken. Ze geven de deelnemers de mogelijkheid om op een ander niveau met elkaar om te gaan en elkaar te leren kennen buiten hun typische functies om. Ook al brengen werknemers veel tijd met elkaar door aan de telefoon of via conferenties, de impact van die interacties is beperkt.

Non-verbale communicatie is vaak verantwoordelijk voor meer dan 90 procent van de communicatie. Maar door mensen face-to-face samen te brengen, kunnen ze elkaar leren kennen en non-verbale signalen opvangen die ze missen via de digitale kanalen waarlangs ze gewend zijn te communiceren. Afhankelijk van de activiteit of oefening kunnen interacties op een andere locatie de sterke en zwakke punten van een individu aantonen en tegelijkertijd de onderlinge band bevorderen wanneer het team samenkomt om een gemeenschappelijk doel op te lossen.

Bovendien is het opbouwen van kameraadschap niet iets dat verdwijnt zodra je de ruimte verlaat. Het komt erop neer dat er een heel nieuwe dynamiek zal ontstaan.

2. Maak gebruik van nieuwe voorzieningen

Vaak zijn werkplekken niet uitgerust met de meest moderne voorzieningen om boeiende en productieve teamvergaderingen te bevorderen. Of je nu een vergadering met een kleine groep, een grote conferentie, presentatie of workshop wilt plannen, je kunt een externe locatie vinden die je de perfecte voorzieningen en technologieën biedt. Verschillende locaties zullen andere dingen te bieden hebben dan je gewone kantoor, klik hier en ontdek de beste voorzieningen om je te helpen je doelen te bereiken.

3. Creativiteit bevorderen

Het uitzicht op dezelfde stoel en de routine van rituele vergaderingen kunnen snel een last worden en de verbeelding van je werknemers temperen. Een eenvoudige verandering van omgeving is een kleine verandering die een veel grotere impact kan hebben. Een van de belangrijkste redenen om je personeel uit hun routines te halen en naar een nieuwe fysieke ruimte te brengen voor een vergadering buiten de werkplek is om creativiteit te kweken. Dingen in een ander licht zien zal het team stimuleren en ieders creatieve energie aanwakkeren.

4. Verhoog de focus en productiviteit

Elke dag in hetzelfde kantoor of dezelfde werkruimte zitten kan alledaags en afleidend worden. Je gedachten kunnen gemakkelijk afdwalen van de taken die je moet uitvoeren als afleidingen binnendringen. Routines op de werkplek kunnen de betrokkenheid van werknemers vaak in de weg staan – vooral wanneer alles in een hoog tempo verloopt. Door mensen weg te halen uit hun normale kantooromgeving wordt het belang van de tijd die ze doorbrengen versterkt en wordt er een agenda opgesteld. Door duidelijke verwachtingen en doelen te stellen voor een speciale vergadering op een andere locatie, kan je team zich opnieuw focussen en nieuwe energie opdoen om zich echt in te zetten en de doelen die je hebt gesteld te bereiken.

5. De investering meer dan waard

Al te vaak kunnen vergaderingen vervelend en contraproductief worden. In plaats daarvan moeten vergaderingen meer zijn dan een taak die op ieders to-do lijst staat. Niet alleen is een nieuwe locatie perfect om een leuke teambuildingactiviteit in op te nemen, maar een nieuwe sfeer zal de stroom van ideeën stimuleren en het vermogen van je werknemers om zich te concentreren vergroten. En een verandering van tempo en omgeving is bijna nooit slecht.

Door afleiding te beperken en het belang van succesvolle vergaderingen te benadrukken, kan samenwerken een stuk productiever worden. In een nieuwe en meer ontspannen omgeving zijn kan werknemers op alle niveaus ook aanmoedigen om volledig deel te nemen. Extern vergaderen is de extra investering meer dan waard, want je zult er waarschijnlijk weggaan met een nieuw richtingsgevoel en een meer gefocust team.